Op afstand werken vanuit Brazilië: visum, belastingen en valkuilen om te vermijden

Overweeg je om een aantal maanden of een jaar vanuit Brazilië remote te werken? Dit artikel helpt je begrijpen voor wie het digitale nomadenvisum (VITEM XIV) bedoeld is, welke bewijsstukken je moet verzamelen, welke stappen je na aankomst moet zetten en wat het visum niet regelt: de fiscale woonplaats. Het wijst ook op wat je bij het bevoegde consulaat moet nagaan voordat je je aanvraag indient. Het vervangt geen persoonlijk fiscaal of juridisch advies.

Het kader: wie is een "digitale nomade" in Brazilië?

Brazilië definieert de digitale nomade in een resolutie van de Nationale Immigratieraad. Het gaat om de immigrant die op afstand en dankzij informatie- en communicatietechnologieën in Brazilië zijn beroepsactiviteit uitvoert voor een buitenlandse werkgever^[1]. De status is dus bedoeld voor wie een activiteit heeft die aan het buitenland verbonden blijft, zonder aangegeven betaald werk in Brazilië^[2].

De tekst sluit bepaalde gevallen uitdrukkelijk uit: iemand die een activiteit uitoefent voor een werkgever in Brazilië, met of zonder arbeidsovereenkomst, wordt niet als digitale nomade beschouwd^[1].

De resolutie bepaalt ook dat deze activiteiten als gewone bezoeker kunnen worden uitgeoefend, met inachtneming van de regels voor verblijfsduur en bezoekersvisum die afhangen van je nationaliteit^[3]. De tekst verduidelijkt niet hoe dit regime concreet werkt voor remote werk bij een kort verblijf: bevestig dit voordat je voor deze weg kiest, schriftelijk bij het Braziliaanse consulaat waarvan je afhangt.

Visum VITEM XIV: voorwaarden en documenten

Het VITEM XIV is bedoeld voor personen die op afstand werken voor een buitenlandse werkgever, of als zelfstandige voor klanten buiten Brazilië^[4].

Om je situatie aan te tonen vraagt de resolutie onder meer om een verklaring waarin je bevestigt dat je je activiteit op afstand kunt uitoefenen, en een arbeids- of dienstverleningscontract, of andere documenten die de band met de buitenlandse werkgever aantonen^[1]. Volgens het consulaat in Amsterdam mag dit contract in het Engels of Portugees worden opgesteld, zonder officiële vertaling^[2].

Wat de te verstrekken documenten betreft, dit is wat deze consulaire pagina detailleert:

• de verklaring die bevestigt dat je op afstand kunt werken, opgesteld in het Engels of Portugees en voorzien van de apostille^[2];
• het arbeids- of dienstverleningscontract, of andere documenten die de band met de buitenlandse werkgever of klant aantonen^[2];
• een verklaring van goed gedrag (strafregister); de resolutie voorziet in een verklaring van strafrechtelijk verleden uit het land van herkomst of een gelijkwaardig document naar goeddunken van het consulaat^[1]. In Amsterdam wordt een in het buitenland afgegeven certificaat alleen aanvaard als het is gelegaliseerd door het Braziliaanse consulaat van het uitgevende land of voorzien van een apostille van het Haagse Verdrag^[2].

De lijst verschilt per post. De pagina van het consulaat in Amsterdam vermeldt dat het bijkomende documenten en toelichtingen kan vragen naast die op de website^[2]. Raadpleeg daarom altijd de pagina van het consulaat dat je dossier behandelt.

Hetzelfde consulaat vermeldt dat de aanvraag ook moet aantonen dat je over voldoende middelen beschikt om in Brazilië te leven^[2]. Het vereiste bedrag wordt op de gecontroleerde pagina's voor dit artikel niet vermeld: het moet worden bevestigd op de pagina van het bevoegde consulaat. Hetzelfde geldt voor de consulaire kosten en een eventuele verplichting tot een zorgverzekering voor de visumaanvraag: informeer rechtstreeks bij het consulaat.

Procedure, duur en na aankomst

De visumaanvraag begint met een online formulier op het portaal van het Braziliaanse ministerie van Buitenlandse Zaken. Op de pagina van het consulaat in Amsterdam upload je vervolgens alle vereiste documenten, waaronder de ondertekende ontvangstbevestiging van het visumaanvraagformulier^[2]. Afspraken worden op aanvraag gemaakt en de originelen moeten op de dag van de afspraak worden meegebracht^[2].

Wat de duur betreft, is de eerste verblijfsvergunning van de visumhouder maximaal één jaar^[1]. Ze kan voor eenzelfde duur worden verlengd als de voorziene documenten opnieuw worden overgelegd^[1]. Het consulaat in Amsterdam herhaalt dezelfde logica van een eerste periode van één jaar, verlengbaar met één jaar^[2].

Als je al in Brazilië bent, staat de resolutie ook toe om bij het ministerie van Justitie en Openbare Veiligheid een verblijfsvergunning aan te vragen, door onder meer het aanvraagformulier, een identiteitsbewijs en de documenten die je status als digitale nomade aantonen, in te dienen^[1]. Het consulaat in Amsterdam vermeldt dat deze procedure via het MigranteWeb-systeem verloopt^[2].

Na aankomst moet de visumhouder zich binnen de toepasselijke wettelijke termijn registreren bij de Federale Politie^[4]. Volgens de pagina van de ambassade in Zagreb bedraagt deze termijn 90 dagen na de inreis in Brazilië, met het visumaanvraagformulier dat door de ambassade is verstrekt en de originele volledige geboorteakte waarop de namen van de ouders vermeld staan^[5]. Deze termijn wordt niet vermeld op de andere consulaire pagina's die we hebben gelezen: bevestig dit op het moment dat je je dossier indient.

Een ander praktisch punt: buitenlanders die van plan zijn in Brazilië te wonen, moeten beschikken over een CPF-nummer (belastingregister)^[2]. Het consulaat in Amsterdam verwijst naar instructies om dit nummer te verkrijgen.

Je gezin krijgt het visum niet automatisch: zij moeten een gezinshereniging­svisum aanvragen (VITEM XI)^[5].

Belastingen: fiscaal ingezetene of niet-ingezetene, richtlijnen zonder persoonlijk advies

Een visum hebben en fiscaal ingezetene zijn zijn twee verschillende zaken. Het visum geeft je toestemming om te verblijven en op afstand te werken; je fiscale status hangt af van eigen regels, die de Receita Federal (de Braziliaanse belastingdienst) vastlegt op haar pagina's over “ingezetene en niet-ingezetene”^[6].

Enkele richtlijnen, zoals de Receita Federal ze formuleert: als niet-ingezetene geldt iemand die met een tijdelijk visum Brazilië binnenkomt en er maximaal 183 dagen verblijft, aaneengesloten of niet, binnen een periode van 12 maanden^[6]. Omgekeerd wordt iemand die met een tijdelijk visum binnenkomt als fiscaal ingezetene beschouwd vanaf de dag waarop hij 184 dagen aanwezigheid bereikt, aaneengesloten of niet, binnen een periode van twaalf maanden^[6].

Voor inkomsten geeft de Receita Federal aan dat inkomsten uit bronnen in Brazilië worden belast zoals die van andere ingezetenen in Brazilië, en dat de behandeling van inkomsten uit buitenlandse bronnen afhangt van de artikelen 14 tot en met 16, 19 en 20 van de Normatieve Instructie SRF nr. 208/2002, die op haar pagina's worden aangehaald^[7]. Hoe deze regels op jouw situatie van toepassing zijn (werknemer of zelfstandige, land van herkomst, belastingverdrag tussen Frankrijk en Brazilië, aangiften in jouw land) valt niet af te leiden uit de gelezen pagina's: een gekwalificeerde professional (belastingadviseur of accountant die beide landen kent) moet jouw geval controleren. Beschouw niets van bovenstaande als persoonlijk belastingadvies.

Valkuilen, oplichting en aandachtspunten

• Werken voor een Braziliaans bedrijf met dit visum: de resolutie sluit werkzaamheden voor een werkgever in Brazilië uit van de status digitale nomade, met of zonder arbeidsovereenkomst^[1]. De ambassade in Zagreb stelt dat het visum niet kan worden aangevraagd als de kandidaat werkt voor een bedrijf in Brazilië^[5]. Volgens het consulaat in Santiago kan dan een werkvisum nodig zijn^[4].
• Onjuiste verklaring of verzwegen informatie: als op enig moment wordt vastgesteld dat belangrijke informatie is verzwegen of dat een verklaring onjuist is, wordt een procedure gestart om de verblijfsvergunning in te trekken, onverminderd andere civielrechtelijke en strafrechtelijke maatregelen^[1].
• Aanvullende documenten: ambassades en consulaten kunnen naast de vermelde documenten nog extra informatie of stukken eisen^[5], en de lijsten verschillen per post. Bereid je dossier voor op basis van de pagina van het consulaat dat het behandelt, niet die van een ander land.
• Buitenlandse documenten: sommige stukken moeten worden voorzien van een apostille. In Amsterdam moet de verklaring dat je op afstand kunt werken een apostille dragen, en een strafregister dat buiten Nederland is afgegeven moet worden gelegaliseerd of van een apostille worden voorzien^[2]. Controleer vooraf de vertaaleisen van het betreffende consulaat.
• Gezin: de partner en kinderen vallen niet onder jouw visum en moeten een VITEM XI aanvragen^[5].
• Regels en bedragen: de consulaire pagina's zeggen niet allemaal hetzelfde. Een pagina van de ambassade in Manama over het VITEM XV vermeldt bijvoorbeeld een minimaal maandinkomen van 1.500 USD of een toegankelijk banksaldo van minstens 18.000 USD, en beperkt het visum tot professionals die voor een buitenlandse werkgever werken, zonder het open te stellen voor ondernemers^[3]. Ga niet uit van deze voorwaarden: bevestig ze bij je consulaat, en wees voorzichtig met een blog of tussenpersoon die ze als universeel voorstelt.

Netwerk, zorgverzekering, huisvesting en juridische diensten: waar begin je?

Hier zijn enkele aanknopingspunten om verder te komen:

• voor de zorgverzekering: vraag eerst aan het consulaat waar je onder valt of een verzekering vereist is voor je visumaanvraag, en vergelijk daarna zelf de aanbiedingen;
• voor recht en belastingen: wend je tot een advocaat of belastingadviseur die Brazilië en je land van herkomst goed kent;
• voor het netwerk: vraag het Hello Mira-community: andere nomaden die deze stap al hebben gezet, kunnen hun ervaring delen, maar dat blijft een persoonlijk getuigenis en geen regel.

Checklist voor vertrek

• Zoek het bevoegde consulaat op en lees de volledige VITEM XIV-pagina.
• Laat de punten die hier niet met cijfers zijn vermeld schriftelijk bevestigen: bestaansmiddelen, consulaire kosten, eventuele zorgverzekering.
• Verzamel de verklaring van werken op afstand, het contract of de documenten die de band met je buitenlandse werkgever of klant aantonen, en het strafregister, met apostille en vertaling volgens de eisen van de post.
• Regel een CPF.
• Plan de registratie bij de Federale Politie in en noteer de termijn die je consulaat aangeeft.
• Als je gezin met je meereist, laat hen dan een VITEM XI aanvragen.
• Laat je belastingsituatie door een professional nakijken voordat je 184 dagen aanwezigheid bereikt.