Nomade digital en Espagne: wat het visum regelt en wat er nog moet gebeuren

Het internationale remote werkvisum is binnen, of bijna. Dit artikel helpt je onderscheiden wat het je toestaat van wat het niet regelt: verblijfsrecht of fiscale woonplaats, een speciaal belastingregime dat je moet aanvragen, en documenten die je moet laten apostilleren of vertalen. Het geeft ook de termijnen aan die je niet mag missen. Het biedt richtlijnen, geen kant-en-klare belastingconstructie: persoonlijk advies blijft nodig.

Valkuilen en aandachtspunten

Dit zijn de punten die het vaakst tijd of geld kosten. Elk wordt toegelicht in de volgende secties.

• Een visum is geen fiscale woonplaats: als je meer dan 183 dagen in het kalenderjaar in Spanje blijft, word je fiscaal inwoner en wordt je belast over je wereldwijde inkomen^[1].
• Het speciale belastingregime is niet automatisch: je moet aan de voorwaarden voldoen en er actief voor kiezen, anders geldt het gewone tarief^[2][1].
• Spaanse klanten zijn beperkt: een werknemer mag voor geen enkele Spaanse entiteit werken, een zelfstandige mag niet meer dan 20% van zijn totale activiteit met hen doen^[3].
• Het visum moet worden opgehaald binnen een maand na kennisgeving van de gunstige beslissing; na die termijn wordt het ingetrokken^[4].
• Een strafregister ouder dan 6 maanden is niet meer geldig, en een buitenlands document moet worden gelegaliseerd of geapostilleerd^[5].

Wat het visum je toestaat en wat het niet regelt

Dit visum is bedoeld voor iedereen die vanuit Spanje op afstand wil werken voor een bedrijf of werkgever buiten Spanje, of als zelfstandige, uitsluitend met informatica- en telecommunicatiemiddelen^[5]. De twee profielen zijn werknemers van een buitenlands bedrijf en zelfstandigen.

De beperkingen op activiteiten verschillen per status. De houder moet in principe werken voor bedrijven of klanten gevestigd buiten Spanje, met de nuances die bij elke status hieronder horen. Werknemers mogen geen activiteiten verrichten voor Spaanse entiteiten. Zelfstandigen mogen Spaanse klanten hebben, mits dat niet meer dan 20% van hun totale activiteit uitmaakt^[3].

Qua duur is het visum maximaal één jaar geldig, of voor de duur van de verblijfs- en werkvergunning in Spanje die je wordt toegekend^[5].

Wat het visum niet regelt: je fiscale situatie. Het bewijst je legaal verblijf, maar de fiscale woonplaats volgt andere criteria, die hieronder worden uitgelegd.

Eerste stappen ter plaatse: verblijfskaart en NIE

De verblijfskaart (TIE) is niet verplicht eenmaal in Spanje, want het visum volstaat om je legaal verblijf aan te tonen^[5]. Je kunt haar echter vrijwillig aanvragen bij de vreemdelingendienst (Oficina de Extranjería) of het bevoegde politiebureau^[5].

Het buitenlandsenidentificatienummer (NIE) wordt tegelijk met het visum aangevraagd^[6]. Het moet dus al in je bezit zijn bij aankomst.

Twee andere administratieve punten. Aanvragen voor een verblijfsvergunning onder wet 14/2013 worden elektronisch ingediend, via de elektronische zetel van het ministerie van Inclusie, Sociale Zekerheid en Migratie^[4]. En Spanje verplicht onderdanen van derde landen om hun aanwezigheid op het grondgebied te melden^[4].

Zodra de gunstige beslissing is betekend, heb je een maand om het visum op te halen, persoonlijk of via een vertegenwoordiger^[4]. Laat die termijn niet lopen tijdens een reis.

Fiscale woonplaats: de criteria en wat ze betekenen

Het eerste criterium is de duur van je aanwezigheid: je bent fiscaal inwoner als je meer dan 183 dagen in het kalenderjaar op Spaans grondgebied blijft^[1]. Sporadische afwezigheden tellen mee in die telling, tenzij je fiscale woonplaats in een ander land bewijst^[1].

De woonplaats wordt beoordeeld over het volledige kalenderjaar: je bent voor het hele jaar inwoner of niet-inwoner, en een verhuizing onderbreekt de belastingperiode niet^[1].

De gevolgen verschillen sterk. Een fiscaal inwoner in Spanje wordt belast over zijn wereldwijde inkomen, terwijl een niet-inwoner alleen wordt belast over inkomen dat als in Spanje verkregen geldt^[1].

Administratieve verblijfplaats en fiscale woonplaats zijn twee verschillende begrippen: iemand kan een verblijfsvergunning in een staat hebben zonder daar als fiscaal inwoner te gelden^[1].

Als twee landen jou als inwoner beschouwen, bepaalt het belastingverdrag tussen die landen welke regels gelden om dubbele fiscale inwonerschap te voorkomen^[1]. Om je niet-inwonerschap in Spanje vast te stellen, kun je een verblijfscertificaat aanleveren dat is afgegeven door de belastingautoriteiten van de andere staat^[1]. Welk verdrag van toepassing is, hangt af van je land van herkomst: controleer dat zelf.

Het speciale regime voor gedetacheerde werknemers, de zogenaamde « Beckham-wet »

Spanje biedt een speciaal regime voor gedetacheerde werknemers (artikel 93 van de IRPF-wet). Personen die als gevolg van een verhuizing fiscaal inwoner worden, kunnen kiezen voor belastingheffing als niet-inwoner (IRNR) in het jaar van aankomst en in de vijf daaropvolgende jaren^[2].

Het tarief is vast: 24% (19% voor inwoners van de EU of de EER) op inkomsten uit arbeid tot € 600.000, in plaats van het progressieve tarief^[2]. Boven € 600.000 bedraagt het tarief 48%^[6].

Remote werkers kunnen hieronder vallen, maar de toegangsvoorwaarden (met name het begrip verhuizing) moet je laten bevestigen door een belastingadviseur.

Het visum plaatst je niet automatisch in dit regime: je moet aan de voorwaarden voldoen en de optie uitoefenen^[1]. Modelformulier 247 is een mededeling bestemd voor werknemers die door hun onderneming naar het buitenland zijn gestuurd; het heeft geen betrekking op aankomst in Spanje en geldt niet als optie voor het speciale regime: controleer de optieprocedure en de termijn daarvoor bij de belastingdienst^[1]. Omdat jouw situatie (werknemer of zelfstandige, nationaliteit, overige inkomsten) de analyse verandert, laat je die bevestigen voordat je je budget erop baseert.

Officiële documenten: apostille, legalisatie, vertaling

Buitenlandse documenten moeten, afhankelijk van het geval, worden gelegaliseerd of voorzien van een apostille^[5]. Voor het gezin volgen geboorte- of huwelijksakten dezelfde regel en worden ze indien nodig vergezeld van een officiële vertaling in het Spaans^[5].

Het strafregister is het document waarin het vaakst een fout wordt gemaakt. Meerderjarige aanvragers leveren het origineel en een kopie van de verklaringen die door hun woonland(en) zijn afgegeven over de laatste twee jaar^[5]. Het document is 6 maanden geldig^[5].

Wat je beroepsloopbaan betreft, moet je een diploma van een erkende universiteit, beroepsopleiding of handelsschool kunnen aantonen, of minstens drie jaar ervaring in jouw vakgebied^[6]. De anciënniteit binnen het bedrijf of de contractuele relatie mag niet korter zijn dan drie maanden^[6].

Sociale zekerheid en beroepsstatus

Een zelfstandige moet aantonen dat hij of zij is aangesloten bij het stelsel voor zelfstandigen (RETA)^[4]. Een werknemer levert het bewijs van de aanvraag van inschrijving van zijn onderneming bij de Spaanse sociale zekerheid en van zijn eigen aansluiting^[4].

Deze inschrijvingseis kan worden vervangen door overdraagbaarheid van rechten vanuit je land van herkomst, wanneer er een internationaal sociale zekerheidsverdrag met Spanje bestaat. De sociale zekerheidsinstantie van jouw land geeft dan een certificaat van toepasselijke wetgeving voor remote werkers af, dat een tijdelijke dekking in Spanje garandeert^[4]. Dit certificaat moet worden vermeld in de verklaring op eer^[6].

Begeleiding zoeken: bij wie je terechtkunt

De Agencia Tributaria, de Spaanse belastingdienst, verstrekt informatie en beheersdiensten aan buitenlanders die tijdelijk in Spanje wonen^[7]. Dat is het startpunt om je status te controleren.

Zodra een speciaal regime, dubbel inwonerschap of een belastingverdrag een rol speelt, laat je je persoonlijk adviseren voordat je je inkomsten aangeeft: belastingzaken los je niet op met een algemene regel.

Stappen, in volgorde

• Vraag het NIE aan tegelijk met het visum.
• Verzamel de stukken: strafregister van minder dan 6 maanden, gelegaliseerd of voorzien van een apostille naargelang het geval, familiedocumenten gelegaliseerd of voorzien van een apostille naargelang het geval, en indien nodig vertaald, beroepsbewijzen.
• Controleer je sociale zekerheid: aansluiting bij RETA of certificaat van toepasselijke wetgeving.
• Haal het visum op binnen de maand na de kennisgeving.
• Meld je verblijf in Spanje, zoals het land voorschrijft.
• Tel je verblijfsdagen binnen het kalenderjaar.
• Laat met een belastingadviseur bevestigen of je voor het speciale regime in aanmerking komt en of je ervoor wilt kiezen.
• Om verder te gaan voordat je echt in Spanje gaat wonen, moet je nog de TIE-procedure stap voor stap bekijken, een bankrekening openen en een woning kiezen: daar kost elk onderdeel afzonderlijk werk aan.