Digitaler Nomade in Spanien: Was das Visum regelt und was noch zu erledigen ist

Das internationale Remote-Arbeitsvisum ist so gut wie in der Tasche. Dieser Artikel hilft Ihnen, zu unterscheiden, was es Ihnen erlaubt und was es nicht regelt: das Aufenthaltsrecht bzw. die steuerliche Ansässigkeit, eine gesondert zu beantragende Steuerregelung sowie Dokumente, die apostilliert oder übersetzt werden müssen. Außerdem nennt er Fristen, die Sie nicht verstreichen lassen sollten. Er bietet Orientierung, keine fertige Steuerkonstruktion: Eine persönliche Beratung bleibt notwendig.

Fallstricke und Punkte, auf die Sie achten sollten

Hier sind die Punkte, bei denen am häufigsten Zeit oder Geld verloren geht. Jeder wird in den folgenden Abschnitten ausführlich erläutert.

• Ein Visum ist kein steuerlicher Wohnsitz: Wenn Sie sich mehr als 183 Tage im Kalenderjahr in Spanien aufhalten, werden Sie steuerlich ansässig und unterliegen mit Ihrem weltweiten Einkommen der Besteuerung^[1].
• Die Sonderregelung für die Besteuerung gilt nicht automatisch: Sie müssen die Voraussetzungen erfüllen und sich aktiv dafür entscheiden, andernfalls gilt der allgemeine Tarif^[2][1].
• Für spanische Kunden gelten Obergrenzen: Angestellte dürfen für keine spanische Gesellschaft tätig sein, Selbstständige dürfen höchstens 20 % ihrer Gesamttätigkeit mit spanischen Kunden erzielen^[3].
• Das Visum muss innerhalb eines Monats nach Zustellung der positiven Entscheidung abgeholt werden; nach Ablauf dieser Frist wird es annulliert^[4].
• Ein Führungszeugnis, das älter als 6 Monate ist, gilt nicht mehr, und ausländische Dokumente müssen legalisiert oder apostilliert werden^[5].

Was das Visum erlaubt und was es nicht regelt

Dieses Visum richtet sich an alle, die in Spanien leben und gleichzeitig aus der Ferne für ein Unternehmen oder einen Arbeitgeber außerhalb Spaniens arbeiten oder als Selbstständige tätig sein möchten, wobei ausschließlich IT- und Telekommunikationsmittel genutzt werden^[5]. Die beiden Zielgruppen sind Angestellte eines ausländischen Unternehmens und Selbstständige.

Die Tätigkeitsbeschränkungen unterscheiden sich je nach Status. Der Inhaber muss ausschließlich für Unternehmen oder Kunden mit Sitz außerhalb Spaniens arbeiten. Angestellte dürfen keine Tätigkeit für spanische Gesellschaften ausüben. Selbstständige dürfen spanische Kunden haben, sofern deren Anteil 20 % ihrer Gesamttätigkeit nicht übersteigt^[3].

Die Gültigkeitsdauer des Visums beträgt höchstens ein Jahr oder entspricht der Dauer der Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis für Spanien, die Ihnen erteilt wird^[5].

Was das Visum nicht regelt, ist Ihre steuerliche Situation. Es belegt Ihren legalen Aufenthalt, doch die steuerliche Ansässigkeit richtet sich nach anderen Kriterien, die weiter unten erläutert werden.

Erste Schritte vor Ort: Aufenthaltskarte und NIE

Die Aufenthaltskarte (TIE) ist nach der Einreise nach Spanien nicht zwingend erforderlich, da das Visum Ihren legalen Aufenthalt belegt^[5]. Sie können sie jedoch freiwillig beim Ausländeramt (Oficina de Extranjería) oder bei der zuständigen Polizeidienststelle beantragen^[5].

Die Ausländeridentifikationsnummer (NIE) wird zusammen mit dem Visum beantragt^[6]. Sie sollte Ihnen daher bei Ihrer Ankunft bereits vorliegen.

Zwei weitere verwaltungsrechtliche Punkte: Anträge auf Aufenthaltserlaubnis nach dem Gesetz 14/2013 werden elektronisch über die Sede Electrónica des Ministeriums für Inklusion, Sozialversicherung und Migration eingereicht^[4]. Außerdem verpflichtet Spanien Staatsangehörige von Drittstaaten, ihre Anwesenheit im spanischen Hoheitsgebiet anzuzeigen^[4].

Sobald die positive Entscheidung zugestellt wurde, haben Sie einen Monat Zeit, das Visum abzuholen, persönlich oder durch einen Vertreter^[4]. Lassen Sie diese Frist nicht während einer Reise verstreichen.

Steuerliche Ansässigkeit: Die Kriterien und ihre Folgen

Das erste Kriterium ist die Aufenthaltsdauer: Sie gelten als steuerlich ansässig, wenn Sie sich mehr als 183 Tage im Kalenderjahr im spanischen Hoheitsgebiet aufhalten^[1]. Kurzzeitige Abwesenheiten werden in diese Berechnung einbezogen, es sei denn, Sie weisen nach, dass Sie in einem anderen Land steuerlich ansässig sind^[1].

Die Ansässigkeit wird für das gesamte Kalenderjahr beurteilt: Sie sind für das ganze Jahr ansässig oder nicht ansässig, und ein Wechsel des Wohnsitzes unterbricht den Besteuerungszeitraum nicht^[1].

Die Folgen sind sehr unterschiedlich. Ein steuerlich ansässiger Spanier wird mit seinem weltweiten Einkommen besteuert, während ein Nicht-Ansässiger nur auf die Einkünfte besteuert wird, die als in Spanien erzielt gelten^[1].

Verwaltungsrechtlicher Aufenthalt und steuerliche Ansässigkeit sind zwei verschiedene Begriffe: Eine Person kann eine Aufenthaltserlaubnis in einem Staat besitzen, ohne dort als steuerlich ansässig zu gelten^[1].

Wenn zwei Länder Sie als steuerlich ansässig betrachten, legt das zwischen ihnen geschlossene Doppelbesteuerungsabkommen Regeln fest, um eine doppelte steuerliche Ansässigkeit zu vermeiden^[1]. Um Ihre Nicht-Ansässigkeit in Spanien nachzuweisen, können Sie eine Ansässigkeitsbescheinigung vorlegen, die von den Steuerbehörden des anderen Staates ausgestellt wurde^[1]. Welches Abkommen gilt, hängt von Ihrem Herkunftsland ab: Prüfen Sie dies bitte.

Die Sonderregelung für entsandte Arbeitnehmer, genannt „Beckham-Gesetz“

Spanien bietet eine Sonderregelung für entsandte Arbeitnehmer (Artikel 93 des IRPF-Gesetzes). Personen, die infolge einer Entsendung steuerlich ansässig werden, können sich im Ankunftsjahr und in den folgenden fünf Jahren für eine Besteuerung als Nicht-Ansässige (IRNR) entscheiden^[2].

Der Steuersatz ist fest: 24 % (19 % für Ansässige der EU oder des EWR) auf Arbeitseinkommen bis 600.000 €, statt des progressiven Tarifs^[2]. Für Beträge über 600.000 € beträgt der Satz 48 %^[6].

Remote-Arbeitende können betroffen sein, doch die Voraussetzungen für den Zugang (insbesondere der Begriff der Entsendung) sollten Sie bei einer Steuerberatung bestätigen lassen.

Das Visum stuft Sie nicht automatisch in diese Regelung ein: Sie müssen deren Voraussetzungen erfüllen und die Option ausüben^[1]. Das Formular 247 ist eine Mitteilung für Arbeitnehmer, die von ihrem Unternehmen ins Ausland entsandt werden; es betrifft nicht die Ankunft in Spanien und gilt nicht als Option für die Sonderregelung. Informieren Sie sich bei der Steuerverwaltung über das Verfahren zur Option und deren Frist^[1]. Da Ihre Situation (angestellt oder selbstständig, Staatsangehörigkeit, sonstige Einkünfte) die Analyse verändert, lassen Sie diese bestätigen, bevor Sie Ihr Budget darauf aufbauen.

Amtliche Dokumente: Apostille, Legalisation, Übersetzung

Ausländische Dokumente müssen je nach Fall legalisiert oder mit einer Apostille versehen werden^[5]. Für die Familie gilt für Geburts- oder Heiratsurkunden dieselbe Regel; gegebenenfalls ist eine beglaubigte Übersetzung ins Spanische beizufügen^[5].

Das Führungszeugnis ist das Dokument, bei dem am häufigsten Fehler passieren. Volljährige Antragsteller legen das Original und eine Kopie der Bescheinigungen vor, die von ihrem/ihren Wohnsitzland/-ländern für die letzten zwei Jahre ausgestellt wurden^[5]. Das Dokument ist 6 Monate gültig^[5].

Beruflich müssen Sie einen Abschluss einer anerkannten Universität, einer Einrichtung der beruflichen Bildung oder einer Handelshochschule nachweisen oder mindestens drei Jahre Berufserfahrung in Ihrem Bereich^[6]. Die Betriebszugehörigkeit bzw. das Vertragsverhältnis darf nicht weniger als drei Monate betragen^[6].

Sozialversicherung und beruflicher Status

Selbstständige müssen ihre Zugehörigkeit zum Sozialversicherungssystem für Selbstständige (RETA) nachweisen^[4]. Angestellte legen den Nachweis über den Antrag ihres Unternehmens auf Anmeldung bei der spanischen Sozialversicherung sowie über ihre eigene Zugehörigkeit vor^[4].

Diese Anmeldepflicht kann durch die Übertragbarkeit der Ansprüche aus Ihrem Herkunftsland ersetzt werden, sofern ein internationales Sozialversicherungsabkommen mit Spanien besteht. Die Sozialversicherungsbehörde Ihres Landes stellt dann eine Bescheinigung über das anwendbare Recht für Remote-Arbeitende aus, die einen vorübergehenden Versicherungsschutz in Spanien gewährleistet^[4]. Diese Bescheinigung muss in der Verantwortlichkeitserklärung angegeben werden^[6].

Sich begleiten lassen: Wen Sie konsultieren sollten

Die Agencia Tributaria, die spanische Steuerverwaltung, bietet Auskünfte und Verwaltungsdienste für Ausländer, die vorübergehend in Spanien leben^[7]. Sie ist der Ausgangspunkt, um Ihren Status zu überprüfen.

Sobald eine Sonderregelung, eine doppelte Ansässigkeit oder ein Doppelbesteuerungsabkommen ins Spiel kommt, lassen Sie sich vor der Steuererklärung individuell beraten: Steuerfragen lassen sich nicht mit einer allgemeinen Regel klären.

Schritte in der richtigen Reihenfolge

• Beantragen Sie die NIE zusammen mit dem Visum.
• Sammeln Sie die Unterlagen: apostilliertes Führungszeugnis, das nicht älter als 6 Monate ist, legalisierte oder apostillierte und übersetzte Familienurkunden, berufliche Nachweise.
• Prüfen Sie Ihren Sozialversicherungsschutz: Anmeldung bei RETA oder Bescheinigung über das anwendbare Recht.
• Holen Sie das Visum innerhalb eines Monats nach der Benachrichtigung ab.
• Melden Sie Ihren Aufenthalt in Spanien an, wie das Land es vorschreibt.
• Zählen Sie Ihre Aufenthaltstage im Kalenderjahr.
• Lassen Sie sich von einer Steuerberatung bestätigen, ob Sie für die Sonderregelung infrage kommen und ob Sie sie wählen möchten.
• Um über die Grundlagen hinaus gut vorbereitet zu sein, bevor Sie sich wirklich niederlassen, sollten Sie sich noch mit dem TIE-Verfahren Schritt für Schritt, der Eröffnung eines Bankkontos und der Wahl Ihrer Unterkunft befassen: Dafür ist jeweils ein eigener Aufwand nötig.