Visumgespräch bei der Botschaft: So bereiten Sie sich vor

Ein Termin bei der Botschaft dient dazu, ein schlüssiges, dokumentiertes und finanziertes Aufenthaltsvorhaben vorzulegen. In diesem Artikel erfahren Sie, wann ein Gespräch verlangt wird, welche Unterlagen Sie mitbringen sollten, was einen Antrag schwächt, welchen Betrugsmaschen Antragsteller begegnen können und was danach passiert: Fristen, Entscheidung und Rechtsbehelfe. Die Beispiele stammen vor allem aus dem Schengen-Visum; die Regeln unterscheiden sich je nach Land, Visumart und Botschaft, und maßgeblich ist stets die amtliche Liste der Botschaft, bei der Sie Ihren Antrag stellen.

Wozu dient das Gespräch, und wann wird es verlangt?

Ein Gespräch ist nicht immer vorgesehen. Eine Schengen-Botschaft kann, wenn dies zur Prüfung des Antrags erforderlich ist, weitere Unterlagen oder Daten anfordern und den Antragsteller zu einem persönlichen Gespräch einladen^[1]. Die Antragstellung selbst erfolgt persönlich, bei der Botschaft oder, sofern vorhanden, beim Visa-Antragszentrum; in beiden Fällen ist ein Termin unerlässlich^[1].

Bei anderen Visa gehört das Gespräch zum Verfahren. Beim US-Visum etwa führt der Weg über das Online-Formular DS-160 und anschließend über einen Termin bei der Konsularabteilung; manche Antragsteller können jedoch vom persönlichen Erscheinen befreit sein^[2].

Entscheidend ist für Sie: Sie müssen den Zweck Ihres Aufenthalts, dessen Dauer und die Art der Finanzierung klar erläutern können. Die Botschaft prüft Nachweise, die den Reisezweck und die Einzelheiten des Aufenthalts belegen, ausreichende finanzielle Mittel sowie Ihre Absicht, den Schengen-Raum vor Ablauf des Visums zu verlassen^[1].

Häufige Fragen: Vorhaben, Mittel, Unterkunft, Rückreise

Die genauen Fragen unterscheiden sich von Botschaft zu Botschaft. Sie kreisen jedoch meist um die Punkte, die der Antrag belegen muss. Bereiten Sie zu jedem Punkt eine einfache Antwort vor, die sich auf ein Dokument stützt:

• Das Vorhaben: warum diese Reise, für wie lange und mit welcher Route. Die Botschaft erwartet Nachweise zum Reisezweck und zu den Einzelheiten des Aufenthalts^[1].
• Die Mittel: woher der Lebensunterhalt während des gesamten Aufenthalts kommt. Reisende müssen bei Grenzkontrollen den Nachweis ihrer Unterhaltsmittel vorlegen können^[3].
• Die Unterkunft: der Nachweis der Unterbringung muss ebenfalls bei Grenzkontrollen vorgelegt werden können^[4].
• Die Rückreise: Ihre Absicht, den Schengen-Raum vor Ablauf des Visums zu verlassen, muss sich aus den eingereichten Unterlagen ergeben^[1].

Achten Sie auf Widerspruchsfreiheit: Reisedaten des Flugtickets, Unterkunftsbuchung, Kontoauszüge und die mündliche Erläuterung müssen dieselbe Geschichte erzählen.

Die Unterlagen, die Sie dabeihaben sollten

Wenn Sie persönlich zu einem Termin erscheinen, bringen Sie die Originaldokumente mit^[5]. Bei Anträgen, die ein Gespräch erfordern, müssen alle notwendigen Unterlagen am selben Tag mitgebracht werden^[5]. Die folgenden Listen nennen Beispiele aus bestimmten Botschaften: Prüfen Sie die Anforderungen derjenigen Stelle, die Ihren Antrag bearbeitet.

• Reisepass: Für ein Schengen-Visum, das bei der spanischen Botschaft beantragt wird, muss er mindestens 3 Monate über das geplante Ausreisedatum aus dem Schengen-Raum hinaus gültig sein und mindestens zwei leere Seiten haben^[1].
• Reisekrankenversicherung: Bei derselben Botschaft muss die Deckung die Rückführung bei Krankheit oder Tod, dringende Behandlungen und die Notfallkrankenhausbehandlung für den gesamten Aufenthalt und im gesamten Schengen-Raum umfassen, mit einer Mindestdeckung von 30.000 € oder dem Gegenwert in der Landeswährung^[1].
• Fotos: Sie müssen den Anforderungen der Botschaft entsprechen. So verlangt die Botschaft der Demokratischen Republik Kongo in den Vereinigten Staaten Fotos im Format 51 mm × 51 mm^[6], in Farbe, mit weißem Hintergrund^[7].
• Bestätigungen: Wenn das Verfahren ein Online-Formular umfasst, bewahren Sie die Bestätigungsseite auf. Im US-Beispiel wird die DS-160-Bestätigungsnummer für die Terminvereinbarung benötigt^[2], und die Bestätigungsseite gehört zu den vorzulegenden oder einzusendenden Unterlagen^[5].

Fehler, die einen Antrag schwächen

• Ein Pass ohne ausreichend freie Seiten. Beim russischen E-Visum kann ein Antrag nicht angenommen werden, wenn der Pass nicht genügend Platz für die Grenzübertrittsstempel bietet^[8].
• Gefälschte Nachweise. Vermittler können gefälschte oder unzuverlässige Dokumente anbieten, etwa falsche Hotel- oder Flugbuchungen, was zur Ablehnung des Visums führt^[9].
• Vorzeitige Buchungen. Es gibt keine Garantie, dass ein Visum erteilt wird: Treffen Sie keine festen Pläne und buchen Sie keine Tickets, bevor Sie das Visum haben^[5].
• Sich auf eine allgemeine Liste verlassen. Zusätzliche Unterlagen, die eine Botschaft verlangen kann, unterscheiden sich je nach Antragsort: Lesen Sie die Anweisungen auf der Website der Botschaft oder des Konsulats, bei dem Sie Ihren Antrag stellen^[5].

Fallstricke, Betrug und worauf Sie achten sollten

Konsulate warnen regelmäßig vor Betrugsmaschen, die sich gegen Visumantragsteller richten. Das steht auf ihren Seiten.

• Falsche Mitarbeiter. Manche Personen geben sich als Mitarbeiter des Konsulats oder der Botschaft aus und bieten gefälschte Dienste zur Einreichung des Visumantrags an, für die mehrere hundert Euro verlangt werden. Alle Zahlungen müssen ausschließlich über die offiziellen Wege erfolgen^[10].
• Vermittler „Erleichterer“. Websites und Agenturen, die anbieten, Termine an Ihrer Stelle zu buchen, führen häufig zu unerwarteten Zusatzkosten und setzen Sie einem Risiko von Identitätsbetrug aus^[11]. Das französische Konsulat in Madagaskar rät dringend davon ab, diese Angebote zu nutzen^[11].
• Termine und Gebühren. Im Beispiel Iran ist allein die Agentur VFS berechtigt, Termine zu vergeben, und erhebt zusätzlich zu den Visagebühren 40 Euro Servicegebühr^[9]. Jedes Land hat seinen eigenen Dienstleister und eigene Tarife: Nutzen Sie die offizielle Website des zuständigen Konsulats.
• Versprechen eines garantierten Visums. Eine Agentur oder ein Anwalt, der gegen hohe Zahlungen ein Visum garantieren will, wird von der französischen Botschaft im Iran nicht anerkannt; diese spricht von Betrügern, die die Leichtgläubigkeit ihrer Kunden ausnutzen^[9].
• Die tatsächliche Rolle des Antragszentrums. Die Prüfung des Antrags und die Erteilung des Visums liegen in der alleinigen Zuständigkeit der französischen Behörden; der Dienstleister nimmt lediglich Anträge entgegen und hat keinen Einfluss auf die Entscheidung^[9].
• Ein vollständiger Antrag garantiert nichts. Es gibt keine Garantie, dass ein Visum erteilt wird^[5].

Nach dem Gespräch: Fristen, Entscheidung, Rechtsmittel

Nehmen wir das Beispiel des spanischen Konsulats für ein Schengen-Visum. Die gesetzliche Entscheidungsfrist beträgt 15 Kalendertage ab dem Tag nach der Antragstellung, kann sich jedoch auf 45 Kalendertage verlängern, wenn ein Gespräch oder zusätzliche Unterlagen verlangt werden^[1]. Eine angeordnete Anhörung kann die Wartezeit also verlängern.

Bei anderen Visa endet die Bearbeitung nicht mit dem Gespräch. Im US-amerikanischen Fall werden die meisten administrativen Bearbeitungsschritte innerhalb von 60 Tagen nach dem Gespräch abgeschlossen; bei manchen Anträgen ist eine weitere Bearbeitung erforderlich, über die die Antragsteller beim Gespräch informiert werden^[2].

Laut dem spanischen Konsulat wird eine Ablehnung stets schriftlich mitgeteilt, einschließlich der Gründe für die Entscheidung^[1]. Ebenfalls laut dem spanischen Konsulat können Sie innerhalb eines Monats ab dem Tag nach dem Erhalt der Ablehnungsmitteilung einen Antrag auf Überprüfung beim Konsulat stellen^[1]. Außerdem ist eine gerichtliche Klage bei dem zuständigen Gericht in Madrid innerhalb von 2 Monaten ab dem Tag nach dem Erhalt der Mitteilung möglich^[1]. Die Fristen und Rechtsbehelfe richten sich nach dem Land, das die Entscheidung getroffen hat; sie sind in der Ablehnungsmitteilung angegeben.

An der Grenze: Was das Visum nicht garantiert

Das Schengen-Visum erlaubt es, in die Staaten des Schengen-Raums zu reisen, gibt aber nicht automatisch das Recht auf Einreise: Die Grenzbehörden können die Einreise verweigern, wenn Sie Zweck und Einzelheiten der Reise nicht nachweisen oder eine andere Einreisevoraussetzung nicht erfüllt ist^[1]. Halten Sie deshalb Nachweise über Ihre Lebenshaltungskosten und Unterkunft sowie Belege zum Reisezweck griffbereit.

Das Einreise-/Ausreisesystem (EES) erfasst Reisende aus Drittstaaten an den Außengrenzen des Schengen-Raums biometrisch (Fingerabdrücke und Gesichtsbild) und ersetzt damit das Abstempeln der Pässe^[12]. Es berechnet die 90/180-Tage-Regel automatisch anhand der erfassten Ein- und Ausreisen, sodass Überschreitungen in allen Schengen-Staaten erkennbar sind^[13]. Die erste Einreise unter dem EES dauert an der Grenze länger, da die biometrische Erfassung erfolgt; bei späteren Grenzübertritten werden die gespeicherten Daten wiederverwendet^[14].

Checkliste vor dem Termin

• Lesen Sie die offizielle Liste der erforderlichen Unterlagen des Konsulats, bei dem Sie Ihren Antrag einreichen.
• Vereinbaren Sie Termine nur über die offizielle Website oder den vom Konsulat benannten Dienstleister.
• Bereiten Sie die Originale vor sowie Kopien, sofern die Liste diese verlangt.
• Prüfen Sie die Gültigkeit des Reisepasses, die freien Seiten, die Versicherung und die Konformität der Fotos.
• Sammeln Sie Nachweise zu Aufenthaltszweck, Unterkunft, Finanzmitteln und Rückreise, die untereinander stimmig sind.
• Bewahren Sie die Bestätigungen des Formulars und des Termins auf.
• Warten Sie die Entscheidung ab, bevor Sie Flugtickets kaufen oder endgültige Pläne festlegen.