Visum voor een lang verblijf: vertaling, legalisatie en apostille, wat je moet weten voordat je indient

Voordat u een visumdossier indient, rijst vaak één vraag: welke documenten moeten vertaald, geapostilleerd of gelegaliseerd worden, en welke hebben helemaal geen formaliteit nodig? Dit artikel onderscheidt de drie procedures, geeft aan wie ze in Frankrijk en in het buitenland afgeeft en legt uit in welke volgorde u ze moet doorlopen. U weet ook waar u de regel voor uw bestemmingsland kunt controleren.

Vertaling, apostille, legalisatie: waar hebben we het over?

Deze drie formaliteiten worden vaak met elkaar verward. Legalisatie en apostille gelden voor Franse overheidsakten die moeten worden voorgelegd aan een autoriteit van een ander land^[1]. Legalisatie bevestigt de handtekening, de hoedanigheid van de ondertekenaar en, indien nodig, de identiteit van het zegel of de stempel die op het document staat^[2].

De apostille is een vereenvoudigde vorm van de legalisatie: zij vervangt deze in de landen waar zij van toepassing is^[1]. Niet alle overheidsakten kunnen worden geapostilleerd: akten opgesteld door een diplomatiek of consulair ambtenaar en administratieve documenten die verband houden met een commerciële of douanehandeling (bijvoorbeeld een gezondheidscertificaat) vallen buiten de apostille^[1].

Vertaling is een andere procedure: een overheidsakte die in een vreemde taal is opgesteld, moet vergezeld gaan van een vertaling in het Frans door een bevoegde vertaler^[2].

Heeft mijn document een formaliteit nodig? De regeling per land

Er bestaat geen eenduidige regel. Legalisatie blijft in veel landen en voor bepaalde soorten documenten gebruikelijk; andere landen hebben internationale verdragen gesloten die bepaalde documenten van legalisatie vrijstellen, of hebben in plaats daarvan de apostille ingevoerd^[3]. U dient zelf na te gaan welke regeling voor uw documenten geldt in het land van bestemming, met behulp van het overzichtstabel van het Franse ministerie van Buitenlandse Zaken^[3].

Tussen landen van de Europese Unie kunnen bepaalde Franse overheidsdocumenten zonder authenticatieformaliteit worden voorgelegd: onder meer geboorte-, overlijdens-, huwelijks-, echtscheidings- en partnerschapsakten, afstamming, nationaliteit en een verklaring van niet-veroordeling (strafregister)^[1]. Voor andere overheidsdocumenten, zoals een paspoort of een identiteitsbewijs, geldt afhankelijk van het geval vrijstelling of is apostille vereist; de regel kunt u controleren in het overzicht per land^[1].

Een onderhandse akte kan niet als zodanig worden gelegaliseerd of geapostilleerd^[1].

De apostille of legalisatie aanvragen vanuit Frankrijk

Als u vanuit Frankrijk vertrekt met Franse documenten, zijn de regels in 2025 veranderd. Sinds 1 mei 2025 zijn de Franse notarissen, via 15 regionale raden of interdepartementale kamers van notarissen, bevoegd voor de apostille, en sinds 1 september 2025 voor de legalisatie^[3]. Het ministerie van Buitenlandse Zaken blijft alleen bevoegd voor de legalisatie van akten waarvan de ondertekenaars zijn gevestigd in Nieuw-Caledonië, Frans-Polynesië, Wallis en Futuna of de Franse Zuidelijke en Antarctische Gebieden^[3].

U kunt de aanvraag online indienen via het daarvoor bestemde platform; als u dat niet kunt of wilt, moet u zich persoonlijk melden aan het loket van het apostille- en legalisatiecentrum van een van de 15 regionale raden of interdepartementale kamers^[1].

De legalisatie van een Franse overheidsakte die bestemd is voor het buitenland berust op het beginsel van de dubbele legalisatie^[1]: na de legalisatie in Frankrijk volgt een stap bij de diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging in Frankrijk van het land waar de akte zal worden voorgelegd^[1]. Als u een verhuizing naar het buitenland voorbereidt, informeer dan eerst bij de ambassade of het consulaat van dat land in Frankrijk en laat uw documenten vervolgens indien nodig legaliseren^[4].

De website Notaires.fr publiceert een handboekje met de vereisten per type akte, dat u kunt raadplegen voordat u indient^[5].

De legalisatie van een buitenlands document verkrijgen: in het buitenland en daarna in Frankrijk

Omgekeerd moet een buitenlandse overheidsakte die in Frankrijk moet worden voorgelegd, worden gelegaliseerd: een buitenlands diploma om zich in te schrijven aan een Franse universiteit is hiervan een voorbeeld^[2]. Een Frans document dat bestemd is voor een Franse administratie hoeft daarentegen niet te worden gelegaliseerd^[2].

Volgens het internationale gebruik berust de legalisatie ook hier op een dubbele legalisatie: eerst de bevoegde autoriteit van het land van afgifte, meestal het ministerie van Buitenlandse Zaken daarvan (de pre-legalisatie), en vervolgens een Franse consulaire autoriteit ter plaatse^[2]. De termijn hangt dus deels af van de verwerkingstijd van de autoriteiten in het land van afgifte^[2].

Internationale verdragen voorzien in een vrijstelling van legalisatie voor bepaalde documenten, en in sommige gevallen kan een apostille volstaan^[2]. Bepaalde overheidsdocumenten die zijn afgegeven door een land van de Europese Unie, bijvoorbeeld een geboorteakte, kunnen in Frankrijk ook zonder authenticatieformaliteit worden overlegd^[2].

Beëdigde vertaling: wie, wanneer, in welke volgorde

De vertaling moet worden gemaakt voordat je met de legalisatieprocedure begint^[2]. Ze moet worden gemaakt op basis van het origineel, door een vertaler die gecertificeerd is door een Franse hof van beroep of gemachtigd is door een Franse diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging in het buitenland^[6].

Het oorspronkelijke document en de vertaling dragen de stempel en handtekening van de vertaler, evenals hetzelfde vertalingsnummer, dat op beide documenten identiek is^[6]. Het Franse ministerie van Buitenlandse Zaken biedt geen vertaaldienst aan^[7].

Kosten, termijnen en beroep

Bij de afgifte van een gelegaliseerd of van een apostille voorzien document is een retributie verschuldigd; als de apostille of legalisatie niet wordt afgegeven, wordt deze niet geïnd^[1].

Voor een buitenlandse akte die door een Franse consulaire post is gelegaliseerd, bedraagt het tarief:

• € 30 voor een Let op: Franse staatsburger die is ingeschreven in het register van Franse burgers in het buitenland^[2];
• € 60 voor een andere gebruiker, met Franse of buitenlandse nationaliteit^[2].

De responstermijn op een verzoek tot legalisatie van een buitenlandse openbare akte kan oplopen tot 4 maanden; bij gebrek aan antwoord binnen die termijn wordt het verzoek als afgewezen beschouwd^[2]. Je kunt dan een gratieus en/of hiërarchisch beroep indienen, en/of een contentieus beroep bij de administratieve rechtbank van Parijs, binnen 2 maanden na de kennisgeving van de negatieve beslissing^[2].

Valkuilen, oplichting en aandachtspunten

• Stukken laten legaliseren die bestemd zijn voor een Frans consulaat voor een visum naar Frankrijk is zinloos: het ministerie legaliseert geen stukken die worden ingediend bij Franse ambassades of consulaten in het buitenland in het kader van een visumaanvraag om naar Frankrijk te reizen^[7]. Volg de lijst van de consulaire post.
• Laat niet zomaar iets legaliseren: omdat de legalisatie wordt gevraagd door de buitenlandse autoriteiten, vraag hun, of hun ambassades en consulaten in Frankrijk, naar de lijst en het aantal te legaliseren documenten^[7].
• Verwar de legalisatie van een buitenlands document niet met de handtekeningslegalisatie, die dient om je eigen handtekening op een onderhandse akte te authentiseren^[2].
• Een notaris kan geen apostille of legalisatie afgeven voor een akte die hijzelf heeft opgesteld, of die is opgesteld door een andere notaris van hetzelfde kantoor^[1].
• Een vertaling die na de legalisatie wordt gemaakt, volgt de voorgeschreven volgorde niet: ze moet worden gemaakt voordat je met de legalisatieprocedure begint^[2].
• Voor sommige elektronische visa kan de aanvraag worden geweigerd als het paspoort onvoldoende ruimte heeft voor de stempels bij grensdoorgang: dat geldt voor het verenigde Russische elektronische visum^[8]. Controleer de regel voor jouw bestemming.

Een dossier leesbaar maken voor de beoordelaar

Als je akte onder het ministerie valt (ondertekenaar gevestigd in Nieuw-Caledonië, Frans-Polynesië, Wallis en Futuna of de Franse zuidelijke en Antarctische gebieden), controleer dan de conformiteit voordat je deze naar het legalisatiebureau stuurt^[3]. Voeg de originelen en eventuele vertalingen bij^[3].

Volgens de consulaire pagina's die dit vermelden, is het ook zaak om middelen en huisvesting aan te tonen, wat de autoriteiten bij grenscontroles kunnen vragen^[9][10]. Voor de identiteitsfoto eist een van deze pagina's een formaat van 51 mm × 51 mm^[11], in kleur, op een witte achtergrond^[12]: de eisen verschillen per consulaat, dus controleer elk stuk op de officiële lijst van jouw consulaat.

Als je bestemming Frankrijk is, let dan op: er bestaat geen visum speciaal voor de digitale nomade. Met de tool Visa Wizard van France-Visas en service-public.fr kun je de vereiste stukken bevestigen voordat je iets onderneemt^[13].

Stappen, in volgorde

• Maak een lijst van de vereiste stukken op de officiële pagina van het bevoegde consulaat of visumcentrum.
• Controleer voor elk stuk het toepasselijke regime (apostille, legalisatie of vrijstelling) in de tabel van het ministerie van Buitenlandse Zaken^[3].
• Laat elk document dat niet in de geaccepteerde taal is gesteld, vóór elke legalisatie vertalen door een gemachtigde vertaler^[2].
• Dien de aanvraag voor apostille of legalisatie in bij de notarissen in Frankrijk^[3], of volg de keten pre-legalisatie en daarna consulaat voor een buitenlands document^[2].
• Stel het dossier samen met de originele documenten en de vertalingen, en bewaar van elk stuk een exemplaar.

Dit artikel geeft de principes. De precieze stukken voor je dossier, de tarieven en termijnen van de notarissen in Frankrijk en de regeling die geldt voor jouw bestemmingsland vragen om verder onderzoek, bij het betrokken consulaat en bij Notaires.fr.